Een rommelmarkt organiseren in Vlaanderen: de complete gids

Welke vorm kies je?

Onder de noemer rommelmarkt vallen een paar varianten, en de aanpak verschilt lichtjes:

• •Een rommelmarkt op straat of op een plein. De klassieker. Je hebt de toestemming van de gemeente nodig en vaak wordt de straat (deels) afgesloten.
• •Een rommelmarkt of tweedehandsbeurs in een zaal. Zelfde toestemming, maar geen verkeersregeling. Let wel op de maximumcapaciteit en de brandveiligheid van de zaal.
• •Een collectieve garageverkoop. Buren verkopen elk aan hun eigen huis. Ook hiervoor klop je aan bij de gemeente; sommige gemeenten hebben er een apart, lichter meldingsformulier voor.

De zes dingen die je moet regelen

1. De toestemming van de gemeente

Dit is de enige echte verplichting die voor elke rommelmarkt geldt. Je dient een aanvraag in bij je gemeente, de burgemeester (of het college) beslist, en de aanvraag is in Vlaanderen doorgaans gratis. Hoe je dat precies aanpakt en hoelang op voorhand, lees je in het artikel over de toelating.

2. Verzekering

Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor de organisatie is niet wettelijk verplicht, maar wel verstandig: valt er een kraam om op een bezoeker, dan kijkt men naar jou. Sommige gemeenten vragen trouwens een verzekeringsattest bij de aanvraag. Werk je met vrijwilligers, dan kan je gratis gebruikmaken van de Vlaamse vrijwilligersverzekering: 1.000 vrijwilligersuren per jaar, op voorwaarde dat je je organisatie eerst laat erkennen en elke activiteit minstens 48 uur vooraf ingeeft. Professionele standhouders (brocanteurs, foodtrucks) moeten zelf verzekerd zijn en dat kunnen aantonen wanneer je hun een plaats toewijst. Vraag ernaar bij de inschrijving.

3. Muziek

Speel je muziek, zelfs alleen achtergrondmuziek, dan betaal je daar een vergoeding voor aan de makers. Dat klinkt zwaarder dan het is: het is één online aanvraag via Unisono, minstens 5 dagen voor je markt. Voor een gewone openluchtrommelmarkt met achtergrondmuziek en een drankstand kom je ruwweg tussen 70 en 200 euro uit; de simulator op unisono.be geeft je het exacte bedrag. Wil je luider gaan dan gewone achtergrondmuziek, dan heb je daarvoor ook nog een toestemming van de gemeente nodig.

4. Eten en drinken

Goed nieuws voor verenigingen: organiseer je maximaal 5 activiteiten per jaar (samen maximaal 10 dagen), dan hoef je je niet te registreren bij het voedselagentschap FAVV. De hygiëneregels gelden natuurlijk wel gewoon. Voor de drankstand: bier en wijn schenken is meestal een eenvoudige melding, voor sterke drank heb je een aparte toestemming van de gemeente nodig. En let op: wegwerpbekers zijn verboden op evenementen in Vlaanderen, dus voorzie herbruikbare bekers.

5. Verkeer en veiligheid

Moet een straat dicht, dan regelt de gemeente dat met een tijdelijk verkeersreglement en levert ze meestal ook de signalisatie; jij plaatst ze volgens de afspraken. Start dat traject ruim op tijd, want er zitten zes tot twaalf weken op. Houd altijd een vrije doorgang van 4 meter voor de hulpdiensten en laat voordeuren bereikbaar. Verder: spreek af wie het afval opruimt (blijft er rommel liggen, dan is de organisator verantwoordelijk), voorzie ongeveer 1 toilet per 100 à 150 bezoekers, en overweeg een EHBO-post. Die laatste is niet verplicht, maar het Rode Kruis komt graag; vraag dat zo'n 6 weken vooraf aan.

6. Promotie

Begin 6 à 8 weken vooraf. Zet je markt in de UiTdatabank (gratis, en je verschijnt automatisch in tal van agenda's) én op Bazaarzoeker: voeg je markt gratis toe, dan staat ze op de website en in de app waar duizenden bezoekers per week naar markten zoeken. Maak een Facebook-evenement, deel het in lokale groepen, en mis de deadline van het gemeentelijk infoblad niet: die valt vaak 6 à 8 weken voor publicatie. Affiches werken nog altijd, maar check de regels van je gemeente over aanplakken.

Wat kost het en wat brengt het op?

Aan de inkomstenkant is het standgeld de motor. Op de markten op Bazaarzoeker met een bekende meterprijs is 1,50 euro per lopende meter de middenmoot; dorpsmarkten zitten rond 1 à 2 euro, stedelijke markten hoger. Een rekenvoorbeeld: 60 standhouders met elk 4 meter aan 1,50 euro per meter is 360 euro, nog voor de drankstand iets heeft verkocht. Veel verenigingen halen hun echte winst dan ook uit de bar.

Wanneer doe je wat?

1. 1

   6 tot 12 maanden vooraf: kies datum en locatie

   Kijk op Bazaarzoeker welke markten er die dag al zijn in je buurt, en vermijd een botsing. Augustus is de topmaand voor rommelmarkten; van december tot februari is het bijna overal stil.

2. 2

   3 maanden vooraf: vraag de toestemming aan

   Bij de gemeente, en vergeet ook de eigenaar of beheerder van het terrein niet als dat niet je eigen grond is. Moet er een straat dicht, meld dat dan meteen mee.

3. 3

   6 tot 8 weken vooraf: start de promotie

   UiTdatabank, Bazaarzoeker, Facebook, infoblad, affiches. Vraag in dezelfde periode de EHBO-post aan als je die wil.

4. 4

   5 dagen vooraf: geef je muziek aan bij Unisono

   Eén online aanvraag; later indienen kost je het voordeeltarief.

5. 5

   1 week vooraf: bezorg de deelnemerslijst

   Veel gemeenten vragen kort voor de markt een lijst van je standhouders. Handig genoeg heb je die dan toch al, dankzij de inschrijvingen.

6. 6

   48 uur vooraf: activeer de vrijwilligersverzekering

   Alleen als je met de gratis Vlaamse polis werkt: geef de activiteit tijdig in, anders is niemand gedekt.

7. 7

   De dag zelf

   Opbouw start typisch om 6 uur. Voorzie een inschrijvingstafel met de plattegrond, wisselgeld, een EHBO-koffer en een plan B voor regen. En spreek duidelijk af dat elke standhouder zijn eigen plek opruimt.