Draaiboek en promotie: van idee tot opgeruimd plein

De tijdlijn: wanneer doe je wat?

1. 1

   6 tot 12 maanden vooraf: prik de datum en de locatie

   Kies een dag zonder concurrentie: kijk op Bazaarzoeker welke markten er dan al zijn in je buurt. Augustus is de drukste maand, mei tot september is het seizoen, december tot februari is bijna leeg. Leg meteen de zaal of het plein vast, en check bij een zaal de capaciteit en brandveiligheid.

2. 2

   3 maanden vooraf: dien je aanvraag in bij de gemeente

   De toestemming van de burgemeester, mét het verkeersluik als er een straat dicht moet (dat traject alleen al duurt 6 tot 12 weken). Hoe dat dossier eruitziet: het toelatingsartikel. Vergeet de eigenaar van het terrein niet.

3. 3

   2 tot 3 maanden vooraf: open de inschrijvingen

   Bepaal je standgeld (de cijfers), maak een eenvoudig reglement (opruimplicht, uren, wat mag verkocht worden) en open de inschrijvingen met een vroegboekprijs. Regel in dezelfde periode je verzekering en, als je die wil, de Rode Kruis-post (6 weken vooraf aanvragen).

4. 4

   6 tot 8 weken vooraf: start de promotie

   Zet de markt in de UiTdatabank en op Bazaarzoeker, maak het Facebook-evenement aan en haal de deadline van het gemeentelijk infoblad (die valt vaak precies in deze periode).

5. 5

   2 weken vooraf: verwittig de buurt

   Bewonersbrief in de afgesloten straten, affiches en pijlen ophangen (check de aanplakregels van je gemeente), en de plattegrond met nummering afwerken op basis van de inschrijvingen.

6. 6

   1 week vooraf: de deelnemerslijst en de laatste bevestigingen

   Bezorg de deelnemerslijst aan de gemeente als die erom vroeg, bevestig de standhouders hun nummer en aankomstuur, en spreek de taakverdeling van de dag zelf door met je ploeg.

7. 7

   5 dagen vooraf: geef de muziek aan bij Unisono

   Eén online aanvraag; wie later is, verliest het voordeeltarief. Details in het muziek- en verzekeringsartikel.

8. 8

   48 uur vooraf: activeer de vrijwilligersverzekering

   Werk je met de gratis Vlaamse polis, geef de activiteit dan uiterlijk nu in, anders is niemand gedekt. Plaats in dezelfde dagen de parkeerverbodsborden op het uur dat de gemeente opgaf.

9. 9

   De dag zelf: opbouw vanaf 6 uur

   Inschrijvingstafel met plattegrond, wisselgeld en EHBO-koffer; standhouders onthalen en naar hun nummer loodsen; de 4 meter doorgang voor de hulpdiensten vrijhouden; en een plan B voor regen (zeilen, of de zaal als uitwijk). Eén iemand van de ploeg is de hele dag het aanspreekpunt, met zijn nummer op de plattegrond.

10. 10

    Na afloop: opruimen, bedanken, vooruitkijken

    Loop een afvalronde voor je de hekken wegzet (achtergebleven rommel is jouw boete), bedank vrijwilligers en standhouders, en prik binnen de week de volgende datum. Wie tevreden was, schrijft zich nu het makkelijkst opnieuw in.

Standhouders werven

• •Vroegboekkorting werkt. Een lagere prijs tot een maand vooraf vult je markt vroeg, en een gevulde deelnemerslijst trekt twijfelaars over de streep.
• •Je vorige editie is je beste lijst. Schrijf de standhouders van vorig jaar als eersten aan; wie een goede dag had, komt terug.
• •Maak inschrijven belachelijk eenvoudig. Eén formulier of mailadres, meteen de prijs en het aantal meters erbij, en een snelle bevestiging met betaalinstructies.
• •Zet de standplaatsprijs in je aankondiging. Op Bazaarzoeker is daar een veld voor; standhouders zoeken actief op markten waar ze terechtkunnen, en een duidelijke prijs scheelt jou mails.

Promotie: waar je markt bekend raakt

• •UiTdatabank (gratis): één keer invoeren en je verschijnt automatisch in de agenda's van gemeenten en media.
• •Bazaarzoeker (gratis): voeg je markt toe en ze staat op de website en in de app, precies waar bezoekers én standhouders naar markten zoeken. Wil je extra opvallen, dan kan je je markt daarna in de kijker zetten via je dashboard bij Mijn evenementen, tabblad Promotie.
• •Facebook: een evenement aanmaken en delen in de lokale groepen van je gemeente en de buurgemeenten; vraag je standhouders om het mee te delen.
• •Het gemeentelijk infoblad: gratis en goed gelezen, maar de deadline valt vroeg; zet ze in je agenda zodra je de datum kent.
• •Affiches en pijlen: bij de bakker, in de bib en aan de invalswegen op de dag zelf. Check de aanplakregels van je gemeente, en hang niets aan gewestwegen zonder toestemming.
• •De lokale pers: een kort mailtje met de datum, een leuke foto van vorig jaar en één bijzonder verhaal (de jongste standhouder, de honderdste editie) doet vaak wonderen in de streekkatern.

Timing: start 6 tot 8 weken vooraf en leg de nadruk op de laatste tien dagen, wanneer mensen hun weekend plannen. Eén herinneringspost twee dagen vooraf, met het weerbericht erbij als dat goed is, haalt vaak meer op dan alles ervoor.